KBS kimlik bildirimi nasıl yapılır: otel ve pansiyonlar için adım adım
Konaklama tesislerinin misafir kimliklerini kolluğa bildirme yükümlülüğünü, bildirimde hangi bilgilerin gerektiğini ve giriş ile çıkış bildiriminin nasıl yapıldığını sırasıyla anlatıyoruz.
Türkiye'de otel, pansiyon, apart ve benzeri tüm konaklama tesisleri, misafirlerinin kimlik bilgilerini genel kolluk kuvvetlerine bildirmek zorundadır. Bu yükümlülük 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu'ndan gelir ve bildirim, günlük pratikte kısaca KBS (Kimlik Bildirim Sistemi) üzerinden yapılır. Bu yazıda sürecin nasıl işlediğini sırasıyla anlatıyoruz. Mevzuatın ayrıntıları ve tesisinize özel durumlar için bağlı olduğunuz emniyet ya da jandarma birimine danışmanızı öneririz.
1. Tesisin sisteme tanımlanması
Bildirim yapabilmek için önce tesisinizin sisteme tanımlanması ve size bir kullanıcı hesabı verilmesi gerekir. Tesisin bulunduğu yere göre bu işlem emniyet ya da jandarma birimi üzerinden yürür. Başvuru sonrasında size tesis bilgileri ve giriş bilgileri verilir. Hesaba girişte ek bir doğrulama adımı (örneğin mobil uygulamadan üretilen kod) istenebilir.
2. Giriş (check-in) bildirimi
Misafir tesise giriş yaptığında kimlik bilgileri sisteme bildirilir. Genel olarak gereken bilgiler şunlardır:
- Türk vatandaşları için: T.C. kimlik numarası, ad, soyad ve doğum tarihi
- Yabancı misafirler için: pasaport ya da geçerli belge numarası, uyruk, ad, soyad, doğum tarihi ve cinsiyet
- Kaldığı oda ve giriş tarihi
Bildirimin gecikmeden yapılması gerekir. Yoğun bir check-in saatinde bildirimin sonraya bırakılması, en sık görülen eksik bildirim sebebidir.
3. Çıkış (check-out) bildirimi
Misafir ayrıldığında çıkışının da bildirilmesi gerekir. Çıkış bildirimi yapılmayan misafir sistemde hâlâ tesiste konaklıyor görünür. Gün sonunda çıkışları kontrol etmek bu hatayı yakalamanın en kolay yoludur; bunu gün sonu kontrolleri yazımızda anlattık.
4. Toplu bildirim
Misafir sayısı arttığında her kişiyi tek tek girmek yerine sistemin kabul ettiği biçimde hazırlanmış bir dosya ile toplu bildirim yapılabilir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, dosyadaki her satırın zorunlu alanlarının eksiksiz olmasıdır. Örneğin doğum tarihi ya da cinsiyeti boş bir satır, hata vermeden atlanabilir ve o misafirin bildirimi yapılmamış olur.
En sık yapılan hatalar
- Bilgiyi iki kez girmek. Misafir önce otel programına, sonra bildirim ekranına ayrı ayrı yazıldığında yazım hataları kaçınılmaz olur.
- Çıkışı unutmak. Giriş bildirimi alışkanlık hâline gelir, çıkış bildirimi çoğu zaman gelmez.
- Eksik belge bilgisi. Yabancı misafirde uyruk ya da belge numarasının eksik girilmesi bildirimi geçersiz kılar.
- Yoğunlukta sonraya bırakmak. Sonraya bırakılan bildirim, gün içinde unutulan bildirimdir.
Geç ya da eksik bildirimin doğurduğu riskleri ayrı bir yazıda ele aldık.
Bildirimi programa bırakmak
Bu hataların hepsi aynı kaynaktan doğar: bildirim, resepsiyonistin hatırlaması gereken ayrı bir iş olarak kalır. Sarai'de misafir bilgisi check-in formunda bir kez girilir, giriş ve çıkış bildirimleri arka planda otomatik gönderilir, eksik bilgisi olan misafir önceden işaretlenir. Ayrıntılar için kimlik bildirimi sayfamıza bakabilirsiniz.