Pansiyon ve apart otel için program: gerçekten neye ihtiyacınız var
Büyük oteller için tasarlanmış programlar küçük işletmelerde çoğu zaman gereksiz karmaşıklık ve maliyet demek. Pansiyon ve apart otelin gerçekten ihtiyaç duyduğu özellikleri ayırıyoruz.
Pansiyon ya da apart otel işletiyorsanız, otel programı ararken karşınıza çıkan ürünlerin çoğu sizin için yazılmamıştır. Restoran kasası, spa randevusu, kongre salonu, grup satış modülü: bunlar büyük bir otel için değerli, 12 odalı bir pansiyon için ise sadece aşılması gereken menüler. Üstelik bu modüllerin maliyeti çoğu zaman fiyata yansır.
Küçük bir işletmenin ihtiyacı daha dar ama daha kritik: birkaç işi hatasız ve hızlı yapmak. Bu yazıda o birkaç işi ayırıyoruz.
Mutlaka olması gerekenler
1. Tek bakışta oda planı. Hangi oda bugün dolu, hangisi yarın boşalıyor, hangisi temizlenmeyi bekliyor: bunu tek ekranda görmelisiniz. Telefonda rezervasyon alırken üç farklı yere bakmak, çift rezervasyonun en sık sebebidir.
2. Kimlik bildirimi. Kimlik Bildirme Kanunu yalnızca büyük otelleri değil, pansiyonlar dahil tüm konaklama tesislerini kapsar. Misafir bilgisini önce deftere ya da programa, sonra ayrıca bildirim ekranına girmek hem zaman kaybı hem de hata kaynağıdır. Programın bildirimi kendisi göndermesi, küçük bir işletmede en çok zaman kazandıran özelliktir. Ayrıntısı için kimlik bildirimi sayfamıza bakabilirsiniz.
3. Kanal bağlantısı. Booking ya da Airbnb gibi birden fazla kanaldan satış yapıyorsanız, müsaitliğin tek yerden yönetilmesi gerekir. Aksi halde aynı oda iki kanaldan satılır. Bunun nasıl önlendiğini havuz müsaitlik yazımızda anlattık.
4. Fatura. e-Fatura ya da e-Arşiv mükellefiyseniz, faturanın konaklama kaydından doğrudan kesilebilmesi gerekir. Tutarı ikinci bir programa elle yazmak, küçük ama sürekli tekrarlayan bir hata kaynağıdır.
5. Telefondan kullanım. Küçük işletmelerde resepsiyonda sürekli biri oturmaz. Rezervasyonu bahçede, pazarda ya da evde telefondan görebilmek ve girebilmek gerekir.
Çoğu zaman gerekmeyenler
- Restoran ve bar kasa sistemi (birkaç ekstra satışı oda hesabına yazmak yeterlidir)
- Gelir yönetimi algoritmaları ve dinamik fiyat motorları
- Grup ve kongre satış modülleri
- Çok katmanlı yetki ve departman yapıları
Bunlar kötü özellikler değil, sadece sizin ölçeğinizde karşılığını vermeyen özellikler.
Apart otelin farkı
Apart otellerde konaklamalar genellikle daha uzundur ve haftalık ya da aylık fiyat sık kullanılır. Program seçerken uzun konaklamada fiyatın gece gece değil dönem olarak girilebildiğine ve konaklama ortasında ödeme alınabildiğine bakın. Uzun süre kalan misafirin hesabını ay ortasında kapatıp yenisini açabilmek de işinizi kolaylaştırır.
Seçmeden önce sorun
- Kurulum ücreti var mı, yoksa sadece aylık mı ödüyorum?
- Mevcut misafir listemi programa aktarabiliyor muyum?
- Kimlik bildirimi ve fatura programın içinde mi, ek ücretli mi?
- Bir sorun olduğunda kime, nasıl ulaşıyorum?
Daha kapsamlı bir kontrol listesi için otel programı seçerken sorulması gereken sorular yazımıza bakabilirsiniz. Sarai pansiyondan 5 yıldızlı otele her ölçekte konaklama tesisi için tasarlandı; fiyatları fiyatlar sayfasında görebilirsiniz.